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項(xiàng)目背景

上海紐貝滋是國(guó)內(nèi)嬰幼兒配方奶粉行業(yè)的知名品牌，隨著上海紐貝滋集團(tuán)銷售業(yè)務(wù)逐步擴(kuò)展到全國(guó)，形成了東、南、西、北4個(gè)銷售大區(qū)。公司費(fèi)用支付量不斷增長(zhǎng)，原有的費(fèi)用報(bào)銷支付因沒(méi)有專門(mén)的信息化系統(tǒng)支撐，只能采用員工線下填寫(xiě)紙質(zhì)單據(jù)、領(lǐng)導(dǎo)手工簽字審批、財(cái)務(wù)人員逐條線下支付、手工入賬的模式，原有的預(yù)算也只是事后通過(guò)憑證費(fèi)用來(lái)分析。當(dāng)前模式工作效率非常低下、出錯(cuò)率高、費(fèi)用無(wú)法得到有效的預(yù)算管控、管理成本不斷增加，已經(jīng)無(wú)法滿足紐貝滋的業(yè)務(wù)發(fā)展需求。

因此，需要整體上對(duì)費(fèi)用預(yù)算和報(bào)銷進(jìn)行梳理和規(guī)劃，用信息系統(tǒng)進(jìn)行落地、固化和持續(xù)改進(jìn)。實(shí)現(xiàn)公司全業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、費(fèi)用事前預(yù)算、事中控制、事后分析，降低費(fèi)用管控過(guò)程中的總體成本，提高企業(yè)資金使用合理性和效率，提升全員的滿意度。

項(xiàng)目方案

1、電子報(bào)賬系統(tǒng)

從員工應(yīng)用角度：快速進(jìn)入工作非常重要，因此設(shè)置快捷處理方式，例如報(bào)賬單起草、審批、待辦，常用信息快速查詢等。

從財(cái)務(wù)管理角度：幫助財(cái)務(wù)迅速審核報(bào)賬工作；幫助財(cái)務(wù)和管理層統(tǒng)計(jì)分析各類信息，通過(guò)各類報(bào)表展現(xiàn)；幫助財(cái)務(wù)清晰查詢并控制預(yù)算。

從系統(tǒng)角度：必要的參數(shù)配置，使得系統(tǒng)越來(lái)越順暢，例如流程配置、主數(shù)據(jù)設(shè)置。

系統(tǒng)接口：根據(jù)紐貝滋集團(tuán)信息現(xiàn)狀，同時(shí)考慮財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)需求，外圍接口包括OA、金蝶K3。

2、預(yù)算系統(tǒng)

支持費(fèi)用預(yù)算模板化導(dǎo)入、支持費(fèi)用預(yù)算調(diào)整、費(fèi)用預(yù)算和報(bào)賬單據(jù)相互關(guān)聯(lián)控制、預(yù)算報(bào)表分析。

當(dāng)提交事前申請(qǐng)單時(shí)預(yù)算系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)業(yè)務(wù)類型凍結(jié)預(yù)算，業(yè)務(wù)發(fā)生前即控制申請(qǐng)的費(fèi)用不超過(guò)當(dāng)月預(yù)算金額；當(dāng)單據(jù)撤銷和被駁回時(shí)預(yù)算系統(tǒng)自動(dòng)釋放已凍結(jié)的預(yù)算，以便經(jīng)辦人修正申請(qǐng)金額再次提交；當(dāng)報(bào)賬單審批結(jié)束時(shí)，預(yù)算系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行預(yù)算。通過(guò)預(yù)算報(bào)表可以實(shí)時(shí)查詢預(yù)算使用情況并分析。

3、資金支付

通過(guò)與報(bào)賬系統(tǒng)對(duì)接，系統(tǒng)自動(dòng)將審批通過(guò)的支付單據(jù)推送到資金平臺(tái)，出納在資金平臺(tái)進(jìn)行資金審核并提交財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，然后通過(guò)銀企直連接口，發(fā)送付款信息到各商業(yè)銀行，實(shí)時(shí)獲取支付結(jié)果，并反饋給報(bào)賬系統(tǒng)。同時(shí)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)賬戶余額、交易明細(xì)查詢和銀企對(duì)賬功能。

4、合同管理

支持付款合同、銷售合同等合同的新增、更變的審批，審批通過(guò)后，形成合同電子檔案，便于實(shí)時(shí)調(diào)閱和管理；支持銷售合同的銷售返利批量計(jì)算，通過(guò)與ERP訂單管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)銷售返利的費(fèi)用管控。

5、釘釘報(bào)賬

移動(dòng)端通過(guò)與釘釘集成，實(shí)現(xiàn)手機(jī)端移動(dòng)填單和審批，支持Android和IOS手機(jī)操作系統(tǒng)。

項(xiàng)目成效

• 報(bào)賬電子化以后，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)審批、核算處理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、全流程可視化。
• 電子報(bào)賬，大大提高財(cái)務(wù)人員的工作效率，大幅提高內(nèi)部員工對(duì)財(cái)務(wù)工作的認(rèn)可度和滿意度。
• 電子報(bào)賬，實(shí)時(shí)形成報(bào)表數(shù)據(jù)，不僅方便用戶隨時(shí)查閱單據(jù)信息及審批記錄，而且便于財(cái)務(wù)實(shí)時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)分析。
• 銀企系統(tǒng)實(shí)時(shí)查詢賬戶資金狀況、有效追蹤支付記錄，同時(shí)避免了手工錄入或余額不足導(dǎo)致的支付失敗。
• 將財(cái)務(wù)人員從以往繁雜而不增值的工作中脫離出來(lái)，更專注財(cái)務(wù)管理和分析工作，提升財(cái)務(wù)管理。
• 通過(guò)移動(dòng)釘釘報(bào)賬，員工可以隨時(shí)隨地填單報(bào)賬單據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)出差異地也可以實(shí)時(shí)處理待審批單據(jù)，加速了審批效率，提高了員工滿意度。
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