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項目背景

湖南惠農(nóng)科技有限公司（以下簡稱：惠農(nóng)科技）是一家集計算機(jī)軟硬件研發(fā)、電子信息技術(shù)服務(wù)為一體，以發(fā)展中國農(nóng)村移動電子商務(wù)為主營業(yè)務(wù)的創(chuàng)新型高科技企業(yè)。

隨著業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，惠農(nóng)科技的企業(yè)規(guī)模迅速壯大，在企業(yè)不斷變革和創(chuàng)新的過程中，企業(yè)業(yè)務(wù)模式也變得越來越復(fù)雜，企業(yè)對管理的規(guī)范化、精細(xì)化要求越來越高。而企業(yè)內(nèi)部管理的信息化建設(shè)已經(jīng)無法滿足企業(yè)的發(fā)展需求，特別是財務(wù)管理大多都通過人工的方式進(jìn)行管理，在流程規(guī)范化、信息集中化、信息共享化方面遇到很多的挑戰(zhàn)，企業(yè)面臨著提高市場競爭力，降低運(yùn)營成本，加速資金周轉(zhuǎn)，加強(qiáng)財務(wù)監(jiān)管力度，追求現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)管理的高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量和高效率等多方面的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

為提高企業(yè)的競爭能力、提高企業(yè)的運(yùn)作效率、提升企業(yè)形象、降低企業(yè)的運(yùn)營成本；為使得財務(wù)核算規(guī)范統(tǒng)一，提升財務(wù)管理水平，需加快企業(yè)內(nèi)部管理的信息化建設(shè)，特別是財務(wù)業(yè)務(wù)方面的信息化建設(shè)。

• 員工報賬時間漫長。傳統(tǒng)模式下員工為報賬需多次找領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字，并直接到財務(wù)進(jìn)行報賬，占用員工大量有效工作時間。
• 單據(jù)審批占用領(lǐng)導(dǎo)大量時間。領(lǐng)導(dǎo)的工作安排常常被審批簽字而打擾，異地更要利用傳真跟蹤審批。
• 資金管理分散。各分支機(jī)構(gòu)均開立銀行賬號，沉淀了大量流動資金。同時資金支付受審批流程和銀行處理速度的雙重制約，嚴(yán)重滯后于業(yè)務(wù)發(fā)生。大量的銀行對賬工作，財務(wù)人員工作負(fù)荷大，且出錯率高。
• 內(nèi)部控制滯后。月底匯總會計報表方式無法實現(xiàn)對各地分支機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實時監(jiān)控和集中管理，資金流量和流向信息的遲滯傳遞很難滿足內(nèi)部控制。

為能更好地實現(xiàn)信息化目標(biāo)，從2013年3月起，惠農(nóng)科技啟動了實施財務(wù)共享，先后實施了網(wǎng)上報賬和銀企互聯(lián)，通過建設(shè)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，為員工報賬提供了一站式的自主服務(wù)平臺，審批流程規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化；通過建設(shè)銀企互聯(lián)系統(tǒng)，實現(xiàn)資金賬戶數(shù)據(jù)實時獲取，實現(xiàn)及時、全面、準(zhǔn)確的對公司所有賬戶的資金變動情況進(jìn)行有效監(jiān)控，并實現(xiàn)銀企自動對賬。

項目方案

• 總體規(guī)劃，分步實施。網(wǎng)上報賬是財務(wù)共享的核心應(yīng)用，根據(jù)惠農(nóng)科技組織跨區(qū)域的特點，首先實施網(wǎng)上報賬，對公司內(nèi)常用的報賬業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)研，共對六類業(yè)務(wù)報賬進(jìn)行信息化，同步使用先進(jìn)的工作流引擎，滿足個性化的報賬審批需求；銀企互聯(lián)系統(tǒng)在網(wǎng)上報賬試運(yùn)行后開始實施，對報賬結(jié)果進(jìn)行支付操作，對大額支出可進(jìn)行審批，實現(xiàn)銀企自動對賬。
• 實現(xiàn)與現(xiàn)有IT系統(tǒng)的接口，包括實現(xiàn)與HR、合同管理系統(tǒng)、企業(yè)門戶、郵件系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)人員賬戶信息自動同步，客戶和供應(yīng)商信息自動同步，合同付款信息自動同步，待辦待閱信息同步到門戶。真正實現(xiàn)系統(tǒng)間的信息共享。

項目成效

• 報賬單據(jù)的規(guī)范化，通過財務(wù)信息化系統(tǒng)對報賬單據(jù)的內(nèi)容和格式進(jìn)行規(guī)范，保證財務(wù)入賬依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，業(yè)務(wù)以后的業(yè)務(wù)集中奠定基礎(chǔ)。
• 實現(xiàn)審批流程的電子化，通過報賬單和相應(yīng)附件的電子化流轉(zhuǎn)，在保證審批質(zhì)量的同時加快了審批流程，提高財務(wù)核算效率。
• 審批人通過網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)等移動設(shè)備辦公，縮短審批周期，提高員工滿意度。
• 建立統(tǒng)一規(guī)范的財務(wù)信息系統(tǒng)，基于惠農(nóng)科技層面財務(wù)集中管理的需要，財務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范的建設(shè)與數(shù)據(jù)整合，以實現(xiàn)集中管理的目標(biāo)。
• 為資金預(yù)算編制、費(fèi)用控制的決策支持上提供部分?jǐn)?shù)據(jù)支撐